項目檔案是項目建設的重要組成部分。為全面推動檔案規范化管理，梨東改擴建項目在全線推進配備智慧檔案室，打造“數字化+標準化”檔案管理新模式。

傳統的檔案管理由于方式落后、設備陳舊等因素，容易造成管理質量差、查找速度慢、使用效率低，甚至發生檔案資料損毀、丟失等現象。為解決上述問題，梨東改擴建項目借力數字化手段，建設智慧檔案室，可實現電子文件采集、整理、歸檔等全流程信息化管理，檔案分類整理、施工資料歸集、檔案保存及后期資料歸檔移交等方面將實現質的提升。

據悉，目前梨東改擴建項目A1標智慧檔案室已建設完成率先亮相。該智慧檔案室配備了9排4檔6層的密集柜，可容納近5000冊檔案。此外，檔案數字化系統可將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，可存放海量電子檔案。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，查閱更為方便迅速，另外，通過檔案的數字化處理后，可規避檔案篡改行為等安全風險。

為提高檔案管理的安全性，該檔案室應用射頻識別技術、二維碼識別技術、傳感器技術和各種先進的聲像記錄技術，用于實體檔案識別與保護、人員身份識別等。通過互聯網，工作人員可以精準掌握實體檔案的位置、管理狀況等，以便檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態。檔案室配備了智能安防系統，包括動態視頻監控系統、防火報警系統、防盜報警系統、智能門禁管理系統等，當發生險情或異常情況時，及時報警、通知管理人員，為檔案上了一把“安全鎖”、建了一面“防火墻”。